As reuniões entre síndico e conselho fiscal devem merecer um tempo necessário para discutir com prudência cada tópico, garantindo que todos possam compartilhar os assuntos do condomínio e chegarem a uma conclusão.
Quando as reuniões são realizadas entre o conselho fiscal e o síndico em espaços fora do condomínio, os encontros não podem ser ineficientes, principalmente se o local onde está sendo realizada a reunião estiver sendo pago há uma taxa horária como é o caso de salas de reunião em escritórios do estilo de coworking. Além disso, há também o custo do tempo dos participantes.
A maioria dos membros do conselho do condomínio são voluntários e muitas vezes pessoas ocupadas: quanto mais tempo a reunião durar, menos tempo eles podem se dedicar para outros assuntos do condomínio. Se organizada e realizada corretamente, as reuniões do síndico com o conselho fiscal podem ser mais assertivas e alcançar tudo que há na agenda para decidir.
Algumas diretrizes sobre como organizar e realizar reuniões de conselho de condomínio podem ajudar tremendamente tais como: Enviar os assuntos para os participantes da reunião antecipadamente, distribuir uma pasta ou folha de papel com todos os assuntos da reunião antes do tempo para que os membros do conselho possam se preparar para o que será tratado, discutido ou aprovado. Incluir sempre na agenda um relatório de gestão, demonstrações financeiras, minutos anteriores da reunião.
Se houver assuntos relacionados a aprovação de contratos e serviços de fornecedores potenciais, os mesmos devem também ser distribuídos com antecedência. Uma agenda de assuntos bem delineada irá resultar em uma reunião mas prática e rápida reduzindo os horários das reuniões ao estabelecer uma agenda bem feita.
